Henkilöstö muutoksen voimavara – Case ABB Drives

Kun ABB:n Drives-organisaatio järjesti hankintatoimintansa uudelleen, halusi se selkeät muutosaskeleet ja sitoutuneen henkilöstön. Tuekseen yhtiö otti Verona Consultingin.

Taajuusmuuttajien globaali markkinajohtaja ABB Drives halusi selkeyttää hankintayksikkönsä tehtäviä niin, että ostotoiminta olisi aiempaa lähempänä liiketoimintaa ABB:n strategian mukaisesti. Paras tie tavoitteeseen oli lähteä kehittämään hankintaa suuntaan, joka fokusoituu paremmin liiketoiminnan tarpeisiin.

”Aikaisemmin hankintahenkilöstön on täytynyt ymmärtää eri toimintojen tarpeita useamman liiketoimintayksikön näkökulmasta. Fokusoimalla hankintaa yksiköihin, syvenee hankinnasta vastaavien henkilöiden liiketoiminta- ja tuoteymmärrys”,

sanoo hankintaa vetävä Supply Chain Manager Mika Valkama.

Henkilöstö suunnittelemaan käytäntöjä

Hankintayksikön fokusointi yksiköihin kuulostaa pikaisesti ajatellen yksinkertaiselta. Käytännössä kyseessä oli kuitenkin merkittävä muutos, jossa piti suunnitella uudet organisaatiot ja vastuut, tunnistaa ja suunnitella tarvittavat koulutukset, määrittää tarvittavat prosessit ja käytännöt uusiksi.

”Lisäksi moni ihminen joutui roolin muutoksesta johtuen opettelemaan muun muassa R&D-yhteistyömallia tai toimittajayhteistyön hoitamista. Tämä oli aika massiivinen projekti, jossa oli todella tiukka aikataulu”,

sanoo Valkama.

Muutosta lähdettiin tekemään 2022 syyskuun loppupuolella, ja uusi organisaatio tuli voimaan tammikuun 2023 alussa. Verona oli luonteva kumppani tiukkatahtiseen projektiin, koska Veronan konsultit tunsivat ABB:n lukuisten muiden projektien kautta.

”Muutosprojektien ammattilaisilla oli selkeät sävelet siitä, miten muutosta kannattaa viedä eteenpäin”, kiittää Valkama.

Ensin konsultit auttoivat määrittämään lähtöpisteen, haastattelivat sidosryhmiä ja auttoivat rakentamaan muutossuunnitelman. Henkilöstö otettiin mukaan työpajoihin pohtimaan, mitkä asiat ovat muutoksessa tärkeitä ja mitkä pitää olla ensin määritettynä. Lisäksi pohdittiin, millaisia uusia toimintatapoja tulisi kehittää seuraavassa vaiheessa.

Henkilöstön osallistuminen suunnitteluun on monissa muutoksissa tärkeää, koska henkilöstö tuntee omat käytännöt parhaiten. Yhtä tärkeää on se, että osallistuminen sitouttaa ihmiset paremmin kuin valmiin suunnitelman esittäminen ilmoitusluontoisesti henkilöstölle.

”Henkilöstön osallistuminen mahdollistaa käytännössä paremmin toimivan mallin kehityksen. Ja vaikka muutoksen ensimmäinen versio ei olisi täydellinen, on siitä hyvä lähteä yhdessä kehittämään eteenpäin”,

pohtii Valkama.

Henkilöstön sitoutuminen vahvistunut

Kun uudet hankintaorganisaatiot aloittivat toimintansa tammikuussa, organisaatioiden peruskivet olivat valmiina. Organisaatiokaaviot, uudet roolit ja vastuut, näkemys toimittajayhteistyöstä sekä koulutussuunnitelma olivat valmiina. Monia yksityiskohtia, kuten vaikkapa palaverikäytännöt, oli toki jätetty uusien organisaatioiden hiottavaksi.

ABB on mitannut koko muutoksen ajan henkilöstön sitoutumista ja ymmärrystä siitä, miksi muutos tehdään.

”Tulokset ovat parantuneet koko ajan. Olemme saaneetkin paljon positiivista palautetta tavasta, jolla tämä on tehty. Siitä on paljon kiittäminen juuri Veronaa, jonka avulla tästä tehtiin osallistava prosessi”,

sanoo Valkama.

Muista muutoksessa

• Hyvä tilannekuva. Mitä tavoittelet muutoksella ja millaisia haasteita muutokseen liittyy.
• Kokonaisvaltainen ajattelu. Mieti muutoksen vaikutuksia monipuolisesti. Mitä on tehtävä ja missä järjestyksessä. Muista osaamisen kehittäminen.
• Henkilöstö mukaan. Johdolla on yleensä iso kuva, mutta henkilöstö tuntee käytännöt. Mukana olo vahvistaa sitoutumista.
• Pyri jatkuvaan parantamiseen osana päivittäistä työtä.
• Jatkuvaa viestintää. Viesti silloinkin, kun ei ole mitään viestittävää