Miten onnistua muutoksen johtamisessa – oppeja julkisen sektorin projekteista

Vuosi 2024 vierähtää pian käyntiin ja hyvinvointialueet ovat olleet toiminnassa vuoden. Muutokset eivät suinkaan loppuneet vuoden 2023 alkuun, vaan vuosi on sisältänyt paljon tapahtumia eri tasoilla toimintaympäristössä, yhteiskunnassa kuin maailmantaloudessa. Kehityspaineet- sekä odotukset hyvinvointialueille ovat kovat niin taloudellisesti kuin toiminnan vaikuttavuuden osalta.

Olemme viime vuosien aikana työskennelleet useamman hyvinvointialueen muutoksen ja johtamisen kehittämisen parissa. Näin rinnalla kulkijana voimme todeta, että muutos, jota näissä organisaatioissa on normaalin päivätyön rinnalla tehty on monella tapaa hengästyttävä. Siirtymää hyvinvointialueille edelsi valtava määrä, lyhyessä ajassa toteutettua valmistelutyötä, jossa fokus oli turvata yli 200 000 ammattilaisen sujuva siirtymä uusien organisaatioiden palvelukseen.

Ensimmäinen toimintavuoden 2023 aikana toimintaa on pyritty vakiinnuttamaan pala kerrallaan, samalla pyrkien minimoimaan negatiiviset vaikutukset asiakkaiden saamaan terveyden- ja sairaanhoitoon. Tämä urakka on vaatinut venymistä ja joustamista tuhansilta henkilöiltä niin toimintatapojen, käytäntöjen, prosessien kuin organisaation ollessa vielä täysin kesken. Kaikki tämä vielä erittäin haastavassa työvoiman saatavuuden markkinassa.

Johtaminen on ollut tässä muutoksessa keskeisessä roolissa. Tavoitteena oli saada useasta aiemmin erillään toimivasta organisaatiosta samaan suuntaan menevä yhtenäinen, toimiva ja tehokas kokonaisuus. Kokemuksemme mukaisesti onnistuneen muutoksen johtamisessa on panostettava ainakin seuraaviin asioihin:

1. Huomioi moninaisuus yhtenäistä suuntaa ja identiteettiä rakennettaessa

Hyvinvointialueet muodostettiin yhdistämällä pienimmillään muutamia ja parhaimmillaan kymmeniä kuntia ja organisaatioita. Tyypillisesti näissä kaikissa organisaatioissa oli keskenään erilaiset toimintatavat ja prosessit. Edellisten lisäksi myös kulttuuri, arvot ja siten ”näkymätön” tapa toimia usein vaihtelevat. Muutos näyttäytyy hyvinkin erilaisena riippuen minkälaisesta organisaatiosta ihmiset ovat tulleet. Tämän erilaisuuden takia voi olla vaikea ymmärtää, miksi tuo uusi kollega ajattelee tai toimii eri tavalla tai ajatella, että ”eihän tuossa toimintatavassa ole mitään järkeä”. Jos taustojen ja ihmisten erilaisuus jätetään huomiotta, on vaarana, että yksittäiset ”ymmärtämättömyyden” hetket kasautuvat, tunnereaktiot kasvavat ja siilot korostuvat.

Yhteisen suunnan ja identiteetin rakentamisessa ei ole kyse vain hyvin onnistuneesta brändityöstä. Sen lisäksi tarvitaan aktiivisia, tietoisia toimia yhteisen kulttuurin ja toimintatapojen rakentamisessa. Ihmisten kuuntelua, mukaan ottamista ja yhdessä kehittämistä. Muutosta ei voida pakottaa ylhäältä päin vaan toiminnan kehittämisessä ja rakentamisessa on otettava eri näkökulmia edustavaa asiantuntemusta mukaan. Täytyy olla myös tilaa kokeilulle ja oppimisille. Muutoshan kestää parhaimmillaan vuosia. On äärimmäisen tärkeää kunnioittaa ihmisten erilaisia taustoja sekä kulttuuria, jossa kysytään enemmän ”kiinnostavaa, kerro lisää miksi ajattelet noin”. Sellaisessa ilmapiirissä rakentuu arvostuksen ja luottamuksen kokemus, joka luo vahvan pohjan positiiviselle kehitykselle.

2. Tue arjessa jaksamista ja kehitä taitoja johtaa muutosta keskeneräisyydessä

Muutos on niin inhimillisesti kuin organisaatioille aina raskasta. Psykologisesti muutostilanne uhkaa monia ihmisen perustarpeita. Se voi rikkoa ihmisille tutut yhteisöt, muuttaa tavoitteet epäselviksi ja ristiriitaiseksi, haastaa osaamisemme ja kyseenalaistaa merkityksellisyyden. Pitkään kestäessään ne haastavat jaksamistamme.

Isot organisaatioiden ja toiminnan rakenteelliset muutokset kestävät vuosia, todellinen muutoshan rakentuu vasta ajan kanssa. Kaiken päälle hyvinvointialueuudistusta on tehty myös poikkeuksellisen haastavassa toimintaympäristössä. Monen tasoinen epävarmuus runtelee niin yhteiskunnallisella kuin yksilöllisellä tasolla ja kiistatta työntekijätilanne sote-alalla on erityisen vaikea. Sama pätee myös moneen muuhun tulevaan isoon rakenteelliseen muutokseen, jota esimerkiksi kunnissa tai TE-palveluissa tullaan elämään.

Onnistunut muutoksen johtaminen edellyttää, että ihmisten jaksamista, muutoksen sietokykyä sekä resilienssiä tuetaan arjessa. Tämä vaatii johtamiselta paljon. Ovathan johto ja esihenkilöt itsekin muutoksen kohteena ja ihmisiä hekin. Vaikeaa on myös se, että usein isommissa muutoksissa asiat ratkeavat vasta omalla ajallaan. Tällöin ihmisiä ei voida tukea tarjoamalla heille vain tosiasioita tai tietoa asioiden ollessa keskeneräisiä.

Tärkeimpiä asioita mihin johto ja esihenkilöt voivat keskittyä on psykologisen turvallisuuden rakentamiseen tiimeissä. Tämä syntyy hyvin konkreettisista asioista tiimien arjessa:

• Viestitään ja kannustetaan positiivisesti.
• Rakennetaan ja pidetään yllä keskustelua asioista, sallitaan myös kriittinen asioiden tarkastelu.
• Hyväksytään erilaisuus ja moninaisuus sekä juhlitaan onnistumisia, olivat ne sitten isoja ja pieniä.
• Autetaan toisia ja hyödynnetään ihmisten osaamista.  

Psykologiseen turvallisuuteen panostaminen kannattaa, koska se parantaa tutkimusten mukaan niin yksilöiden hyvinvointia kuin myös organisaation innovatiivisuutta ja kykyä oppia. Näin muutosta voidaan toteuttaa myös ”ylhäältä alaspäin”.    

3. Luo selkeyttä rakenteisiin, toimintatapoihin ja prosesseihin pala kerrallaan 

Johtamisjärjestelmän tärkein tavoite on saada niin strateginen kuin operatiivinen toiminta tapahtumaan tavoitteiden mukaisesti. Muutostilanteessa yksi johtamisen ja johtamisjärjestelmän tärkeitä tavoitteita on välittää viestejä organisaatiossa ja luoda puitteet mahdollisimman tehokkaalle ja tarkoituksenmukaiselle työlle.

Moni meistä varmasti myös itse tunnistaa, että harva asia on turhauttavampaa kuin, että tekee turhaa työtä tai työaika kuluu vääriin asioihin esimerkiksi prosessin tai käytännön toimimattomuuden takia. Tämä lisää paljon tyytymättömyyttä ja saattaa aiheuttaa myös kokemuksen muutoksen järjettömyydestä.

Uusi organisaatio tarvitsee selkeät johtamisen mallit, rakenteet, prosessit kuin tavoitteet. Isoissa muutoksissa haasteena on, että tekemistä on valtava määrä käytettävissä olevaan aikaan nähden. Tämän takia sekä tekemisen priorisointi että odotusten johtaminen ovat äärimmäisen tärkeitä. Rakenteiden kehittäminen tulee keskittyä kaikkein tärkeimpiin asioihin ja näitä tulee johtaa (sekä viestiä) systemaattisesti. 

Johtamismallia lähdetään perinteisesti rakentamaan ylhäältä alaspäin. Haasteena on, että se valuu käytännön arkeen usein hitaasti. Rakenteiden, toimintatapojen ja yhteisten prosessien luomista voi helpottaa se, että mukaan otetaan mahdollisimman laaja joukko asiantuntijuutta eri organisaatiotasoilta. Tällainen avoin ja osallistava lähestymistapa luo psykologista turvallisuutta ja auttaa meitä paremmin käsittelemään keskeneräisyyttä sekä löytämään ratkaisuja. Modernissa työelämässä paras näkemys asioiden hyvästä toimintatavasta löytyy usein ”kentältä”.  Kehittämisessä on hyvä pyrkiä ketteryyteen ja siihen, että tarvittaessa asioita muutetaan nopeastikin. Tässä rakennetaan samalla myös kulttuuria, joka varmistaa, että toimintaa pystytään jatkuvasti kehittämään tilanteiden muuttuessa.  

Muutoksen johtamisen taitojen kehittäminen luo pohjaa muutoskestävälle toiminnalle

Elämme tällä hetkellä ympäristössä, jossa epävarmuus ja jatkuva muutos ovat niin yhteiskunnallisesti kuin organisaatioissa läsnä koko ajan. Vaikka tämä blogi alkoikin hyvinvointialueista niin suurin osa näistä asioista pätevät myös muihin, erityisesti suuriin organisaation muutostilanteisiin. Todellisten muutosten aikaansaaminen kestää useita vuosia ja siinä ajassa maailma on ehtinyt jo muuttua ympärillämme uudestaan.

Uskomme, että moninaisuuden ymmärtäminen ja arvostaminen, ihmisten psykologisen turvallisuuden tunteen rakentaminen sekä muutoksen johtamisen taitojen jatkuva kehittäminen antavat kestävimmän pohjan organisaation tavoitteiden mukaiselle toiminnalle. Kun ne ovat kunnossa, niin vaikka maailma muuttuisi ympärillä on helpompi suunnata uuteen.

Koetko että organisaationne johtamisessa olisi kehitettävää? Ota meihin yhteyttä niin katsotaan yhdessä, kuinka kokeneet johtamisen ja organisaatioiden kehittäjämme voivat auttaa juuri teitä.

Ota yhteyttä