Työn vakiointi ja visuaalisuus etätyön sujuvuuden mahdollistajina

Kuten lukuisalla muullakin, pääasiallinen työtilani on nykyään kotona. Aloitan työpäiväni avaamalla projektitiimieni digitaalisen visuaalisen suunnittelutaulun ja varmistan, että kaikki minun vastuullani olevat tehtävät ovat ajan tasalla. Ilokseni huomaan, että tiimiläiset ovat saaneet monta tehtävää valmiiksi. Minun ei tarvitse näitä enää huomioida, sillä tiedän heidän tekevän laadukasta työtä. Hommat ovat hallussa. Työpäiväni jatkuu sujuvasti ja tehokkaasti. Minulle on täysin selvää mitä minun tulee saada aikaiseksi ja missä aikataulussa.

Viikoittaisessa tiimipalaverissamme käymme etenemisen ja statuksen läpi vakioidulla agendalla, ja puolen tunnin palaverissa aikaa jää myös tulevan viikon retrospektiivin suunnitteluun. Retrospektiivin tavoitteena on reflektoida sitä, missä olemme onnistuneet, mikä on mennyt hyvin, mikä huonommin ja miten voisimme parantaa. Olemme tiiminä vakioineet toimintatapamme, poistaneet hukkaa ja kehittäneet toimintatapojamme jatkuvasti. Sen tuloksena, meidän ei tarvitse käyttää enää aikaamme ylimääräiseen selvittelyyn työskentelyssämme vaan voimme keskittyä paremmin asiakkaaseen ja asiakasarvon luontiin riippumatta siitä missä työskentelemme.

Erittäin suuri osa työssäkäyvistä tekee tällä hetkellä etätyötä säännöllisesti. Etätyön tekeminen asettaa monenlaisia haasteita niin johtamiselle, töiden suunnittelulle ja koordinoinnille kuin kommunikaatiollekin.. Etätyössä myös itsensä johtamisen taidot korostuvat entisestään. Epäselvyydet toimintatavoissa, tavoitteissa, rooleissa ja vastuissa voivat kuormittaa työntekijää ja vaikuttaa negatiivisesti työntekijäkokemukseen, sekä työn laatuun, sillä töitä tehdään eristyksissä muista.

Visuaalinen johtaminen luomaan yhteisöllisyyttä ja avoimuutta

Visuaalinen johtaminen on myös hyödyllinen Lean-työkalu organisoimaan etätyötä. Visuaalinen johtaminen työn suunnittelun menetelmänä mielletään useimmiten vain tauluiksi esimerkiksi projektihuoneen seinällä. Digitaalisten ratkaisujen hyödyntämisellä on kuitenkin mahdollista saavuttaa samoja hyötyjä kuin fyysisilläkin tauluilla. Visuaalisen suunnittelun avulla pyritään antamaan mahdollisimman hyvä käsitys kokonaiskuvasta niin, että tiimien jäsenet voivat tehdä kokonaisuuden kannalta laadukkaita päätöksiä itsenäisesti.

Visuaalinen suunnittelu luo tiimille myös läpinäkyvyyttä ajantasaisen informaation ollessa kaikkien saatavilla. Toimintaa ohjaava visualisointi mahdollistaa sen, että tavoitteet ovat näkyvillä ja selkeitä kaikille. Päätöksenteko on selkeää, sillä visualisoinnin kautta voidaan luoda parempi ymmärrys nykytilasta, haasteista sekä riskeistä. Lisäksi tiedon visualisointi nopeuttaa palavereja ja lisää yhteisöllisyyttä ja avoimuutta. Havaittuihin ongelmiin ja kehitysideoihin on myös helpompaa tarttua yhdessä.

Visuaalisen suunnittelun hyötyjen saavuttaminen edellyttää yhdessä sovittua systemaattista toimintatapaa, dialogia sekä säännöllisiä kokoontumisia fyysisten tai digitaalisten taulujen ääreen.

Miten etätyöpäivät sujuvat teidän organisaatiossanne?

• Oletteko tarkastelleet tai vakioineet toimintatapojanne etätyöaikana ja sopineet niistä yhdessä?
• Miten olette ratkaisseet etätyön luomat haasteet kommunikointiin ja läpinäkyvyyteen?
• Kuluuko aikanne palavereissa tiimin kartalle saattamiseen, vai oletteko jatkuvasti ajan tasalla kokonaiskuvasta ja pystytte katsomaan eteenpäin?

Kannustamme pohtimaan ja kokeilemaan, mikä työkalu olisi paras juuri sinun tiimillesi ja tukisi tavoitteiden saavuttamista ja ohjaisi tekemistä riippumatta siitä missä työtä tehdään.

Ota yhteyttä asiantuntijoihimme