Useimmat organisaatiot tunnistavat tarpeen johtaa tavoitteilla ja tiedolla. Käytännön toteutus jää usein kuitenkin vajavaiseksi joko tavoitteiden selkeyden tai visuaalisuuden osalta. Miksi on tärkeää johtaa visuaalisia menetelmiä käyttäen?

Ilman visuaalista johtamista työntekijöiden täytyy käyttää aikaa tiedon etsimiseen, luottaa kuulopuheisiin, muistiin, sähköpostiin tai muistilistoihin. Ilman visualisointia kollegat saattavat käyttää eri tietolähteitä päätöksiensä tukena mikä vaarantaa yhdenmukaisen toiminnan. Ilman visualisointia myös virheiden määrä kasvaa, riskit lisääntyvät ja syntyy kustannuksia.

Visuaalinen johtaminen jatkuvan parantamisen mahdollistajana

Visuaalinen johtaminen on myös yksi jatkuvan parantamisen tukipilareista. Jatkuvan parantamisen kontekstissa visuaalisen johtamisen tavoitteena on, että työlle olennainen informaatio on helposti saatavissa ja sillä pyritään antamaan mahdollisimman kattava käsitys kokonaiskuvasta. Tällä mahdollistetaan, että tiimien jäsenet voivat tiedon pohjalta tehdä juurisyyanalyysiä ja ongelmanratkaisua sekä laadukkaita parannusehdotuksia prosesseihin.

Visuaalisessa organisaatiossa virtausta ja asiakastyytyväisyyttä häiritsevät ongelmat huomataan heti.

Projektit hyötyvät visuaalisesta johtamisesta

Projektien tavoitteiden ja mittareiden esittäminen projektin visuaalisella taululla ja sen ääressä pidetyt tilannepalaverit tukevat tavoitteiden saavuttamista. Lisäksi Kanban-taulu ohjaa projektia johtamaan tulevaa työtä ja havainnollistaa tehdyn työn määrän suhteessa työjonoon.

Visuaalisen johtamisen hyödyt ovat moninaisia:

Miten käynnistää visuaalinen päivittäisjohtaminen omassa organisaatiossasi?

Visuaalinen johtaminen sopii erinomaisesti osaksi päivittäisjohtamisen runkoa ja agendaa. Kokemuksemme mukaan visuaalisuus toteutuu parhaimmin käyttämällä visuaalista päivittäisjohtamisen taulua osana tiimin kokouksia. Aloittaessa on sovittava seuraavista asioista:

🔹 Miten visuaalinen taulu perustetaan?

Toteuttamistapaan vaikuttaa se missä työtä tehdään: lähityönä samassa toimintaympäristössä vai esimerkiksi etätyönä kotoa käsin. Tärkeintä on ymmärtää, että molemmissa tilanteissa tarvitaan visuaalisen taulun äärelle kokoontumista, jotta mahdollistetaan reagointi mittareihin sekä prosessien jatkuva parantaminen.

🔹 Mitä mittareita käytetään osana visuaalista taulua ja miten informaation ajantasaisuus varmistetaan?

Työn mittarit ja tavoitteet tulee olla esillä; fyysisessä tai sähköisessä muodossa. Datan kerääminen on usein se kivuliain asia, mutta vaivaa sen saamiseksi ja automatisoinniksi on silti syytä nähdä. Vain yhteinen data voi mahdollistaa yhteisen suunnan.

🔹 Milloin taulujen ääreen kokoonnutaan jatkuvan parantamisen agendalla?

Tämä riippuu hyvin paljon kyseisen organisaation ja tiimin työnteon syklistä. Mikäli tempo on nopeaa ja asiakasprosessit kestoltaan suhteellisen lyhyitä, on syytä kokoontua jopa päivittäin, jotta reagointi olisi ajantasaista. Mikäli työtä tehdään pääosin pitkäkestoisissa projekteissa on esimerkiksi kerran viikossa hyvä sykli tarkastella työn mittareita sekä jatkuvaa parantamista.

🔹 Ketkä osallistuvat?

Osallistujia tulisi yhdistää tehtävä työ organisaatiossa. Eli mikäli yksikössä tehdään useampaa eri työtä, tulisi kaikilla näillä olla oma visuaalinen taulunsa. Hyvä myös muistaa, että esihenkilö osallistuu, mutta ei välttämättä vedä keskustelua.

🔹 Mikä on kesto ja vakioagenda?

Suositeltu kesto päivittäiselle tapaamiselle visuaalisen taulun ääressä on 10-15 minuuttia kattaen mittarien läpikäynnin sekä jatkuvan parantamisen aktiviteetit.

Tarvitsetko tukea visuaalisen johtamisen käynnistämisessä? Verona Consultingilla on kokemusta päivittäisjohtamisen ja prosessien kehittämisen saralta useilta eri toimialoilta. Ota yhteyttä ja keskustellaan lisää!

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä Lean-asiantuntijoihimme:

Mervi Salmela

Senior Managing Consultant

+358 40 730 5551

Katariina Sell

Executive Consultant

+358 40 801 9275

Asiakaslähtöiset prosessit ja Lean organisaatio

Lue lisää: