Projektien johtajuus on tutkitusti hukassa. Mitkä ovat johdon kriittiset kysymykset ja askelmerkit kriisiytyneessä muutostilanteessa?

Lue Verona Consultingin toteuttaman ”Ammattimainen ohjausryhmä”- kyselyn keskeisiä löydöksiä syksyltä 2019, kun asiat olivat vielä ulkoisesti hyvin:

  1. Lähes puolet eli 45% liiketoimintajohdon vastaajista arvioi, että projektien omistajuus on heikkoa.
  2. Lähes 60 % liiketoimintajohdosta arvioi, että johdon käytännöt eroavat merkittävästi toisistaan.
  3. 73 % projektipäälliköistä ja liiketoimintajohdosta 76 % kokevat, että ohjausryhmä ei ole sitoutunut, henkilöillä ei ole osaamista toimia ohjausryhmän jäsenenä ja heillä ei ole annettavaa projektille.

Huonolle projektien ohjausryhmätyölle ja johtamiselle löydettiin muutamia selvittäviä tekijöitä. Liiketoimintajohdon mukaan ne olivat: Ajan puute: 50 % sekä ohjausryhmätyö ja sisäisen yhteistyön toimimattomuus: 49 %.

Hälytyskellojen olisi pitänyt soida – liiketoimintajohto itse kertoo omasta kyvyttömyydestään ja sitoutumattomuudestaan projekteihin. Vaikka he ymmärtävät oman roolinsa, he eivät toimi roolinsa mukaisesti. Jos huomioimme sen, että huonolla projektijohtamisella riski menettää rahaa on 11 kertainen (Project Management Institute, Inc. Pulse of the Profession™), uskoisin asian olevan tärkeä prioriteetti organisaation toimitusjohtajalle ja johtoryhmälle.

Johtajuuden merkitys korostuu erityisesti tässä ajassa, jossa organisaation muutoskyvykkyyttä koetellaan ja toisaalta paras johtaminen palkitaan tulevilla menestystarinoilla. Kuten tiedämme vallitsevan tilanteen valossa erityisesti pienet ja keskisuuret yritykset kohtaavat murroksen voimakkaimmin. Kyselytutkimuksessa toimialojen mukaan 60-79 % vastaajista pitää projektin johtamista ja ohjausryhmätyötä merkittävänä osana liiketoiminnan johtamista. Ohjausryhmän merkitys korostui erityisesti pienillä (alle 250 henkilöä) ja keskisuurilla organisaatioilla (251-1000 henkilö), joissa 93 % piti ohjausryhmän toimintaa erittäin tärkeänä.

Heikko projektijohtajuus ja -omistajuus voi ajaa organisaation ja projektin kriisiin yllättävän, radikaalin muutoksen kohdatessa. Muutostilanteessa organisaation on kyettävä äärimmäiseen priorisointiin. Liiketoiminnalle kriittiset asiat ja projektit, joilla on edellytykset onnistua (suurin hyötypotentiaali vs. riskit ja strategista kilpailukykyä parantavat) saavat ylimmän johdon huomion.

Mitä neuvoksi jos/kun tunnistamme kriisiytyvän projektin – millaisiin kysymyksiin on löydettävä vastaukset ja millaisilla askelmerkeillä tulisi edetä?

Ylimmän johdon askeleet ja kriittiset kysymykset kriisiytyneessä muutostilanteessa:

  1. Riittävä ymmärrys nykytilanteeseen johtaneista syistä ja selkeä tilannekuva.
    • Arviointi, mikä on projektin strateginen ja operatiivinen merkitys organisaatiolle lyhyellä ja keskipitkällä aikajänteellä.
    • Tilannekuvasta selkeään kuvaan siitä, mitkä prioriteetit ohjaavat johdon tulevia päätöksiä.
    • Millaisia hyötyjä odotamme saavuttavamme nyt lyhyellä aikajänteellä?
    • Miten projekti priorisoituu päivitetyssä projektisalkussa, miten onnistuminen varmistetaan?
  2. Pohdinta – Vaaditaanko rohkeita päätöksiä ydintiimin kokoonpanoon (omat ja ulkoiset resurssit)?
    • Mitä erityisiä kyvykkyyksiä projekti tarvitsee – projektin omistaja, ohjausryhmä ja projektijohtaja?
    • Erityisesti mitkä ovat projektin omistajan omat toimenpiteet projektin onnistumisen varmistamiseksi? Onko hän riittävän muutoskyvykäs – pitääkö projektin omistaja vaihtaa?
    • Miten hänen onnistumistaan mitataan ja miten varmistetaan hänen sitoutumisensa?
  3. Päivitä realistinen projekti- ja riskienhallintasuunnitelma sekä päivitä projektin governance-malli.
  4. Nopeuta päätöksentekoa, toimi lyhyemmissä sprinteissä, hyödynnä virtuaalikokouksia tehokkaammin ja sovi tehostettu seurantamenettely.
  5. Pohdi – Millaisia hyötyjä olisi ulkopuolisen avun käyttämisellä vaativassa projektissa? 
    • Nopeammin todennettavat hyödyt – Kyky johtaa muutosta?
    • Hukan vähentäminen – nopeammin valmista?
    • Vahvista osaamista uusin ydintiimin kyvykkyyksin?
  6. Varmista, että projektille on uusi suunta, rakenne, toimintatapa ja ydintiimi kykenee nopeasti rakentamaan avoimen, luottamukseen ja jatkuvaan kehittymiseen pohjautuvan johtamiskulttuuri.

Hyvät toimitusjohtajat ja johtoryhmien jäsenet, pohtikaa kriittisten projektienne keskeisiä kysymyksiä, toimikaa nopeasti ja ratkaiskaa kipeätkin resurssikysymykset heti.

Juuri nyt johtajuus ei voi olla hukassa! Vallitseva liiketoimintaympäristön muutostilanne ja kyselytutkimuksen tulokset kirvoittivat minua jakamaan ajatuksiani. Ajatukseni pohjautuvat vuosien johtamiskokemukseen, projektien arviointikokemuksiin (IPMA Project ExcellenceAward Assessor and Judge) mitä maailman parhaat tekevät.

Johtajuuden ei tarvitse olla hukassa – Menestys luodaan Johtajuudella.

Olemme mukana projektipäivällä 27.10.2021

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme:

Jori Kosonen

Senior Executive Consultant

+358 50 518 4790

Projektijohtaminen