Henkilöstön sitouttaminen strategiaan LOGEn avulla – Case: Työllisyysrahasto

Omistajat halusivat henkilöstön mukaan strategian laadintaan, kun kaksi rahastoa yhdistettiin Työllisyysrahastoksi. Uusi rahasto perustettiin osallistavan kulttuurin myötä. LOGE oli tärkeä työkalu dialogin synnyttämisessä.

Työmarkkinaosapuolet esittivät yksimielisesti kesällä 2017, että Koulutusrahasto ja Työttömyysvakuutusrahasto yhdistettäisiin. Tavoitteena on luoda vahva ja tehokas rahasto.

Kun yhdistymisprojektin toteutusvaihe käynnistyi tammikuussa 2018, tavoitteena oli saada henkilöstön näkemykset esiin strategiatyön alusta alkaen.

Haluttiin osallistaa koko henkilöstö strategian suunnitteluun ja saada esiin henkilökunnan näkemyksiä yhdistymisen mahdollisuuksista, että päästäisiin onnistuneesti strategian toiminnallistamiseen”,

Maria-Theresia Westerback, rahastojen yhdistymisen projektipäällikkö.

Kaksi rahastoa oli jo ennen yhdistymistä tehnyt paljon yhteistyötä muun muassa tietohallinnon osa-alueella. Yksi strategian mukaisista kokonaisuuksista onkin kehittää järjestelmiä ja prosesseja asiakkaiden tarpeista lähtien siten, että liiketoiminnan, kehityksen ja perustietotekniikkapalveluiden yhteistyö on saumatonta ja tuloksellista. Digitaalinen murros avaa rahastoille ovia entistä tehokkaampiin palveluihin.

Keskustelu lisäsi ymmärrystä

Noin 150 hengen osallistaminen lähes vuoden mittaiseen strategian rakentamiseen on suuri työ. Sen tekemiseen päätettiin valjastaa monipuolinen työkalupakki. Digitaalinen keskustelualusta LOGE oli tärkeä työkalu, jonka avulla rakennettiin viisi koko henkilöstöä koskevaa keskustelukokonaisuutta.

Niiden lisäksi pidettiin monta fyysistä työpajaa, jotka LOGEn tavoin osallistivat koko henkilöstön strategian luomiseen. Lisäksi joka kuukausi oli muun muassa koko henkilöstöä koskeva henkilöstötilaisuus, jossa yhdistymistä ja siihen liittyviä avoimia kysymyksiä sekä jo tehtyä työtä käytiin vuorovaikutteisesti läpi.

Westerbackin mukaan oli erittäin tärkeää, että yhdistyminen eteni keskustelun eikä yksisuuntaisen tiedottamisen kautta. ”Ihmiset alkoivat ymmärtää, mitä strategia tarkoittaa ja miten se vaikuttaa kunkin omaan työhön. Syntyi aiempaa sitoutuneempi joukko, joka alkoi kulkea samaan suuntaan.”

Kulttuurimuutos käynnistyi

Pienryhmissä tapahtuvat, virtuaaliset LOGE-keskustelut olivat useimmille uusi asia. Henkilöstö oli yleensäkin melko tottumatonta keskustelemaan koko organisaation kehittämistä koskevista asioista, jotka eivät liittyneet suoraan omaan toimenkuvaan.

Dialogi vilkastui selvästi ensimmäisten ryhmäkeskustelujen jälkeen.

”Henkilöstö huomasi, että ryhmäkeskustelut ovatkin hauskoja sekä opettavaisia ja että omia kehitysehdotuksia todellakin kannattaa nostaa esiin”, sanoo Westerback.

Erityisen tärkeänä Westerback pitää sitä, että kulttuurissa käynnistyi pysyvämpi muutos.

”Muutoksesta tuli yhteinen asia. Ihmiset alkoivat keskustella aiempaa enemmän käytävillä ja kysellä rohkeammin myös koko henkilöstön laajuisissa tilaisuuksissa. Esimerkkinä Työllisyysrahaston arvot haluttiin pukea me-muotoon. Se kertoo paljon sitoutumisesta.”

Valmistele perusta hyvin

Hyvä suunnittelu on tärkeä virtuaalisten keskustelujen onnistumisessa. Ensimmäiseksi johdon täytyy tunnistaa tavoiteltavan muutoksen tavoitteet ja henkilöstön digitaalinen kyvykkyys.

”On tärkeää suunnitella strategiaprosessi niin, että oikeat keskusteluaiheet käydään oikeassa vaiheessa. Tämän suunnittelussa Verona Consultingilla oli suuri rooli”, sanoo Westerback.

Toiseksi on tärkeä varata koko henkilöstölle aikaa strategiatyöhön. Esimiehille täytyy painottaa, että arjen työt eivät saa estää osallistumista. Samoin koko henkilöstöä tulee kannustaa osallistumaan.

”Moni saattaa tietämättömyytensä takia ajatella, että omalla osallistumiselle ei ole merkitystä”, Westerback muistuttaa.

Maaperä valmis uuteen

Koko henkilöstön osallistuminen yhdistymisen suunnittelun ja strategian tekoon on muuttanut vuodentakaisen epävarmuuden positiiviseen ja odottavaan suuntaan.

”Ihmiset eivät enää ajattele, että koko organisaation asiat eivät kuulu itselleen. Tämä on hieno maaperä uudelle toiminnalle”, tiivistää Westerback.

Kolme vinkkiä LOGEn käyttöön strategiatyössä

• Tunnista organisaation kypsyys dialogiin ja suunnittele strategiaprosessi sen mukaisesti
• Kannusta osallistumaan ja varaamaan aikaa keskusteluille
• Osoita että henkilöstö voi aidosti vaikuttaa strategian tekoon

Ota yhteyttä!