Monessa organisaatiossa pandemia heitti ajatukset yhteisen työskentelykulttuurin muodosta uusiksi. Tutkimusten mukaan monet meistä ovat tyytyväisempiä ja onnellisempia etätyössä ja yritykset valmistautuvat tulevaisuudessa etä- ja läsnätyöskentelyn hybridimalliin. Vaikka osa suoriutuu ja voi paremmin etätyöskentelyssä, on myös tunnistettu monipaikkaisuuden haasteita. Emme pääse enää samalla tavalla käsiksi yleiseen ilmapiiriin tai toistemme ajatuksiin, kun kohtaamiset ovat supistuneet asiapitoisiksi virtuaalipalavereiksi. Esimiesroolissa työskentelevät ovat kuormittumisriskissä, hakiessaan keinoja johtaa monikanavaisesti.

Miten teillä on valmistauduttu johtamaan tällaisen työyhteisön ainutlaatuisuutta, hybridikulttuuria?

Olemme kollegoiden kanssa etätyöpajoja suunnitellessa ja vetäessä pähkäilleet ja hinkanneet juoksutuksia ja työskentelytapoja mahdollisimman interaktiiviseen ja vuorovaikutukselliseen suuntaan, yrittäneet pitää kiinni runsaista lyhyistä tauoista ja tuoda uusia visuaalisia ja havainnollistavia virtuaalityökaluja mukaan yhteiseen työskentelyyn. Silti huomaamme törmäävän yksinkertaisempiin ongelmiin: esimerkiksi ryhmätyöskentelyn ohjaaminen, oikeissa paikoissa oikeaan suuntaan tuuppaaminen tai ajatusten haastaminen on käytännössä mahdotonta verrattuna fyysiseen tilaan, jossa voimme havainnoida usean ryhmän vuorovaikutusta samaan aikaan. Juuri tähän kiteytyy etätyöyhteisön yksi suurimmista haasteista: miten saan oman viestini kuuluviin ja tarpeeksi informaatiota toisilta, jotta voi puuttua tärkeisiin kohtiin yksilön ja yhteisön arjessa.

Hybridimalli vaikuttaa olennaisesti siihen, miten kulttuuria kannattaa johtaa

Helpotusta on onneksi luvassa: pandemian laantuessa etä- ja läsnätyön hybridimalli yleistyy. Osa haluaa jäädä pysyvämmin kotitoimistolle tai mökin rauhaan, osa palata toimistolle kohtaamisien ääreen. Hybridimalli on tuottoisa yrityksille, sillä sen avulla voidaan tavoittaa laajempi joukko osaajia kerralla. Myös kiinteistövuokrien kustannussäästöjä voi olla tiedossa erilaisten tilajärjestelyjen muodossa tulevaisuudessa. Etäaika on jo tutkimustenkin valossa todistanut, että voimme työskennellä tuottavasti myös virtuaalisia kanavia pitkin. Hybridimalli on alati muuttuva ja elävä organismi ja parhaimmillaan joustaa sen mukaan, millaisia valintoja työntekijät tekevät päivittäin ja viikkotasolla.

Kulttuurin tärkein tehtävä on toimia työkaluna yrityksen vision saavuttamiseen ja samalla erottaa organisaatio kilpailijoistaan vaalimalla juuri sen porukan ja työyhteisön ainutlaatuisuutta. Hybridikulttuurin muotoilun ei tarvitse olla rakettitiedettä: uutta normaalia määritettäessä vahvistetaan sitä hyvää mitä jo on, mutta tartutaan eri tavalla kohtaamisen paikkojen luomiseen ja vuorovaikutuksen tukemiseen. Tavoitteena on vahvistaa työntekijäkokemusta ja sitä kautta tuottaa parempaa asiakaskokemusta. Tätä kautta tehty työ kilahtaa lopulta myös yrityksen kassaan.

Psst. Yllä oleva sisältää oletuksen siitä, että pohjatyö on tehty kunnolla (suunta selvillä, johto mukana, kulttuurin kulmakivet kuten arvot sanallistettu ja toiminnallistettu). Jos kaipaat tietoa kulttuurin kehittämisen perusaskelista, lue kollegani Hannan vinkit täältä.

Yhteisöllisyys ja tuloksentekokyky kulkevat käsi kädessä

Työyhteisön liima ja yksilön side organisaatioon, yhteisöllisyys, on etätyöaikana kovalla koetuksella. Psykologisen turvallisuuden rakentuminen etätyöaikana vaatii organisaatiolta ja sen yksilöiltä luottamuksen säilyttämistä ja rakentamista toinen toiseen, yhteisöllisten ja henkilökohtaisten kohtaamisten luomista virtuaalikanavissa ja aiempaa aktiivisempaa tiedon jakamista. Positiiviset kohtaamiset ja suhteiden rakentaminen kollegoihin työn lomassa vähentävät etätyölle tyypillistä epäselvyyttä ja mahdollisia väärinymmärryksiä viestinnässä.

Organisaatioiden tulee luoda paikkoja epävirallisille ja henkilökohtaisille kohtaamisille. Kun mahdollista, tiimin kannattaa määrittää myös pelisäännöt sille, millaiset työtehtävät suositellaan tehtäväksi läsnätyönä. Erityisesti vuorovaikutukselliset kohtaamiset ja monipuolista yhteistyötä vaativat tehtävät ovat tutkitusti tehokkaampaa tehdä läsnätyönä, sillä etätyön toimintamallien määrittäminen vaatii paljon energiaa (McKinsey 2020). Tälläisia ovat mm. työnohjaus, coachaus, palautteen antaminen ja vastaanottaminen, uuden työntekijän perehdytys, neuvottelut, opettaminen ja valmentaminen, innovaatiotoiminta, ongelmanratkaisu ja erilaiset tiimityönä tehtävät luovat prosessit.

Tukea johtajille, selkeyttä johtamisella

Yksi helppo tapa toiminnallistaa haluttua kulttuuria on vahvistaa haluttua johtamiskäyttäytymistä. Johtaminen hybridityön mallissa vaatii esihenkilöiltä paljon mm. vuorovaikutustaitojen, työn organisoinnin ja tunneilmapiirin johtamisen suhteen. HBR:n julkaistun tutkimuksen mukaan 40 %:lla esihenkilöistä oli alhainen itseluottamus omista taidoistaan johtaa etänä. Esihenkilöt ovat myös etäjohtamisen aikana kovan kuormituksen alla, toimiessaan tällaisen monipaikkaisen työyhteisön liimana. Organisaatioiden kannattaakin tehdä oman esihenkilöporukan kanssa tilannetarkastus, pohtia tarkkaan ja sopia yhdessä toimenpiteistä, joilla vahvistettaisiin työhyvinvointia myös tällä, erityisen tärkeällä tasolla.

Toinen johtamista koskeva haaste etäaikana koskee luottamusta. Saman HBR:n tutkimuksen mukaan 40 % esihenkilöistä uskoo johdettavien suoriutuvan etätöissä huonommin kuin läsnätyössä. Edellä kuvattu tilanne johtaa helposti mikromanageeraukseen, joka lisää sekä johtajan että johdettavan stressiä ja on yksi pahimmista kompastuskivistä luottamuksen ja kokemuksen omasta osaamisesta romuttamiseksi. Hybridikulttuurin vahvistamiseksi yrityksen kannattaa vahvistaa esihenkilön työkalupakkia ja ohjata heitä tukemaan johdettavia tavoilla, jotka tuovat toimintaan selkeyttä ja fokusta.

Mikromanageerauksen sijaan viikkotason työnohjaus ja selkeiden, saavutettavien tavoitteiden määrittäminen ja näiden saavuttamisen tukeminen antavat raamit etä- ja läsnätyössä onnistumiselle. Tiimitason sijaan kannattaa pureutua myös yksilötason ohjaukseen ja lisätä kahdenkeskisen kommunikaation määrää tarvittaessa.

Mitkä ovat teidän hybridikulttuurin tärkeät valinnat?

Hybridityön tavoitekulttuuria määritettäessä kannattaa lähteä liikkeelle nykytilan tunnistamisella ja datan keräämisellä organisaation eri tasoilta – mielellään useammalla eri menetelmällä. Kulttuuria koskevat kysymykset avautuvat yleensä kysymällä toiminta- ja yhteistyökulttuurista: miten meillä toimitaan nyt? Miksi? Tule tietoiseksi erityisesti toimintatapojen takana vaikuttaville asenteille ja uskomuksille, sillä niitä käsittelemällä päästään vaikuttamaan itse toimintaan.
Haasteet ja niiden ratkaisut ovat yksilöllisiä organisaatioille, mutta hybridikulttuuriin astuessa kannattaa pohtia ainakin seuraavia kysymyksiä:

  • Mitkä tärkeät kulmakivet kannattelivat teidän kulttuuria ennen pandemiaa?
  • Mitkä ovat sellaisia kohtaamisen paikkoja kulttuurin kulmakivien toteutumisen kannalta, joista ette halua tinkiä myöskään jatkossa?
  • Missä joudutte tekemään kompromisseja?
  • Kun teette nämä valinnat, mitä se viestii siitä, mikä teille on tärkeää?

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä asiantuntijaamme:

Jenni Jeskanen

Senior Managing Consultant

+358 40 576 3982

Topics: Muutoksen kiihdyttäminen, organisaatiokulttuuri, työnhybridimalli, Verona Consulting